Özellikle Covid sonrası dönemde çevik yönetime dönüşüm insiyatiflerinin hızlanması ve birbirlerine fiziksel olarak uzak olan ekiplerin birlikte çalışmalarına yönelik verimlilik ihtiyacının artması ile proje yönetimine olan ilgi artmıştır.

Proje yönetime dair temel kavramlar dendiğinde;

  • proje yöneticisinin görev & sorumlulukları,
  • projenin organizasyon yapısı,
  • project charter ve planını temel yapıtaşları,
  • olası çatışmalar ve otorite,
  • yönlendirme arasındaki farkların benimsenmesi sıralanabilir.

Projenin tanımına gelirsek; “Bir proje, benzersiz ve geçici süreli bir faaliyettir. Tanımlanmış bir başlangıcı ve sonu vardır. Ve projenin amacı, belirli bir ürün veya hizmet yaratmak veya belirli bir ürün veya hizmette değişiklik gerçekleştirmektir.

Örneğin bir parti planlamak, ofisin taşınması, IK departmanının yeni bir maaş sistemine geçmesi birer projedir. Hepsinin bir amacı, başlangıç ve bitiş hedef tarihleri ve belirli bir ürün/hizmet çıktısı bulunur.

Oysa günlük operasyonlar proje değildir. Aylık finansal raporların hazırlaması, evin temizlemesi birer proje değildir.

Bir proje yönetirken, çeşitli limit ve baskılarla karşılaşabiliriz. Bu limitler projeyi nasıl yaptığımıza, ne yaptığımıza ya da ne zaman yapacağımıza dair bizi limitleyebilirler. Örneğin bir parti planlarken limitimiz hedef tarihtir.

Bu limitlerle proje başarısı arasındaki ilişkiyi tanımlamak adına kullanılan matris, demir üçgen/iron triangle olarak adlandırılır.

Yine aynı şekilde bir maaş sistemi tasarlarken, limitimiz ve kısıtlamamız hedef bütçemizdir. Ya da benzer bir şekilde bir ürün tasarlarken, komponentlerin yerel tedariği sizin için bir engel/limit olabilir.

Bir proje yöneticisi olarak, projenin başarısını öngörebilmeliyiz. Bilgi ve yeteneklerimizi, proje yönetimi şablonları ve teknikleri ile birlikte kullanarak, proje hedeflerinin gerçekleştiğinden emin olmalıyız. Gerekliliklerin sağlandığından, katılımcıların dahil olduğundan, iletişimin temiz ilerlediğinden ve koordinasyon ve liderliğinizin ekibi başarıya götüreceğini sağlamalıyız.

Sen, proje yöneticisi olarak; strateji ile ekip arasındaki bağlantısın.

PMI

Sonuç olarak; tüm bunları tesis etmek için kabul edilen universal bazı yapılar bulunmaktadır. Örneğin “PMBOK Guide”, PMI tarafından yaratılmış bir yapıdır. PMI’in standartlaştırılmış bilgi alanları ve süreçlerine dair listesi aşağıdaki gibidir.

  • Entegrasyon
  • İnsan Kaynağı
  • Kapsam
  • İletişim
  • Kalite
  • Zaman
  • Risk
  • Maliyet
  • Tedarik
  • Paydaş

Son olarak proje yöneticisinin görev ve sorumlulukları, farklı organizasyon yapılarında farklı kapsamdadır.

Konvansiyonel bir fonksiyonel organizasyonda yetkisi sadece koordinasyon iken, zayıf/dengeli-/güçlü matris organizasyonlarda ise gittikçe artan yönetsel sorumluluğu ve yetkisi bulunur. Şirketlerin organizasyonel yapılarına dair doğru-yanlış yapı olmayıp; organizasyon “proje odaklı çalışma ağırlığına” göre yapısını belirlemelidir.

Projenin başlangıcı proje tüzüğü ile ilan edilir.

Proje tüzüğü; resmi olarak projeyi ilan eden & proje yöneticisine proje hedeflerini karşılamak için organizasyon kaynaklarını kullanma yetkisi veren belgedir. Teknik olarak tüzüğün sponsor tarafından oluşturulması beklenir.

Proje tüzüğü, paydaşların projenin neye benzediğini anlamasına yardımcı olur. Kapsam,bütçe, zamanlama gibi detayları içerir.

Proje tüzüğü hazırlanırken, öncesinde paydaşlarla görüşülür ve kapsam, riskler aşağıdaki bilgi alanları (knowledge areas) gruplarında ele alınır.

Her bir bilgi alanının, proje yönetiminin hangi proses grubunda/aşamasında değerlendirileceğine özet olarak aşağıdaki tabloadan ulaşılabilir.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *